Privacy, condizioni d’uso e note legali

Titolare e proprietaria

Letter Flow è gestita e di proprietà di iMATRIX GmbH, Cheerstrasse 13e, 6014 Lucerna, Svizzera. Per richieste relative alla privacy puoi contattarci a privacy@letterflow.ch.

Dati trattati

• Dati di account e profilo come nome, indirizzo e-mail, azienda, ruolo, lingua e informazioni di login.
• Contatti, iscritti, liste, segmenti, tag e dati di campagne che importi o crei nella piattaforma.
• Contenuti di newsletter, modelli, automazioni, impostazioni dei server di invio e dei domini.
• Dati di fatturazione, abbonamento, pagamento e transazione necessari per l’utilizzo e la fatturazione del servizio.
• Dati di consegna, aperture, clic, bounce, disiscrizioni, reclami, indirizzo IP, user-agent e timestamp.
• Dati di supporto, sicurezza, errori, log di sistema, cookie e dispositivi.

Finalità

• Fornire, gestire, mantenere e migliorare la piattaforma.
• Gestire autenticazione, account, ruoli e autorizzazioni.
• Gestire invio, deliverability, bounce, disiscrizioni, tracking e report.
• Gestire fatturazione, contratti, supporto, comunicazione e prevenzione degli abusi.
• Garantire sicurezza, analisi degli errori, backup, rilevamento frodi e adempimenti legali.

Basi giuridiche

Trattiamo i dati quando è necessario per eseguire un contratto, sulla base del consenso, per adempiere obblighi legali o sulla base di interessi legittimi. Se importi o contatti destinatari, sei responsabile di disporre di un consenso valido o di un’altra base giuridica lecita.

Ruoli di Letter Flow e dei clienti

Letter Flow è normalmente titolare per dati di account, fatturazione, sito web e sicurezza. Per dati di iscritti, contatti, campagne e contenuti gestiti da te come cliente, Letter Flow agisce di solito come responsabile del trattamento. Tu rimani responsabile della raccolta, dell’utilizzo e del contatto lecito con i tuoi destinatari.

Destinatari e responsabili

Utilizziamo fornitori quando necessario per hosting, invio e-mail, pagamenti, supporto, sicurezza, analisi, monitoraggio errori, verifica e-mail o infrastruttura. Ricevono solo i dati necessari per i loro compiti e sono vincolati a obblighi di protezione dei dati e sicurezza.

Trasferimenti internazionali

I dati possono essere trasferiti fuori dalla Svizzera o dallo SEE quando esiste un livello di protezione adeguato o si applicano garanzie appropriate come clausole contrattuali standard, accordi di trattamento dati o eccezioni previste dalla legge.

Conservazione e cancellazione

Conserviamo i dati solo per il tempo necessario alle finalità indicate, agli obblighi legali, alle prove, alla sicurezza o alla prevenzione degli abusi. Dati di disiscrizione, bounce e liste di soppressione possono essere conservati più a lungo per evitare nuovi contatti illeciti.

I tuoi diritti

• Richiedere accesso ai dati personali trattati.
• Richiedere la correzione di dati inesatti o incompleti.
• Richiedere cancellazione, limitazione o opposizione dove previsto dalla legge.
• Revocare il consenso con effetto per il futuro.
• Richiedere la portabilità dei dati quando si applica il GDPR.
• Presentare reclamo all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza o a un’autorità competente.

Sicurezza

Utilizziamo misure tecniche e organizzative per proteggere i dati da accesso non autorizzato, perdita, abuso e modifica. Ciò include controlli di accesso, ruoli, log, backup, configurazioni sicure e, dove opportuno, cifratura.

Piattaforma e account

Letter Flow fornisce una piattaforma SaaS per newsletter, gestione contatti, liste, segmenti, modelli, automazioni, invio, reporting e verifica e-mail. È necessario un account e devi fornire informazioni corrette, complete e aggiornate.

Obblighi degli utenti

• Proteggi le tue credenziali e non condividi account senza autorizzazione.
• Mantieni aggiornati i dati di contatto, azienda, fatturazione e abbonamento.
• Usi la piattaforma solo secondo la legge applicabile e queste condizioni.
• Ti assicuri che le persone che lavorano tramite il tuo account siano autorizzate.

Uso consentito

La piattaforma non può essere usata per spam, phishing, malware, contenuti ingannevoli, offerte illegali, molestie, violazioni della personalità, marchi o diritti d’autore, o altre attività abusive.

Liste destinatari e consenso

Puoi importare, salvare e contattare destinatari solo se disponi di un consenso valido o di un’altra base giuridica lecita. Ogni campagna deve contenere dati mittente corretti, informazioni legalmente richieste e un’opzione di disiscrizione funzionante.

Invio e deliverability

Letter Flow ti supporta con invio, tracking, bounce, disiscrizioni e deliverability. Non è garantito un determinato posizionamento in inbox, tasso di consegna o reazione dei destinatari.

Costi e abbonamenti

Costi, durate, quote e condizioni di pagamento dipendono dal piano scelto, dal checkout o da un’offerta individuale. In caso di mancato pagamento, funzioni o account possono essere limitati dove consentito dalla legge.

Contenuti e diritti

Mantieni i diritti sui tuoi contenuti, contatti e dati di campagna. Concedi a Letter Flow i diritti necessari per ospitare, trattare, trasmettere e adattare tecnicamente tali dati per gestire la piattaforma ed eseguire le tue istruzioni.

Sospensione e cessazione

Puoi chiudere il tuo account secondo le condizioni del tuo piano. Possiamo limitare account o funzioni in caso di rischi di sicurezza, mancato pagamento, violazioni legali, abuso o rischi rilevanti per piattaforma, destinatari o terzi.

Responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, non siamo responsabili per danni indiretti, lucro cessante, danni reputazionali, perdita di dati causata da errore del cliente o problemi di consegna fuori dal nostro controllo. La responsabilità legale obbligatoria resta riservata.

Modifiche

Possiamo aggiornare queste condizioni quando cambiano funzioni, requisiti legali o processi operativi. Le modifiche sostanziali saranno comunicate in modo appropriato.

Fornitrice e proprietaria

iMATRIX GmbH, Cheerstrasse 13e, 6014 Lucerna, Svizzera. Sito e piattaforma: https://letterflow.ch. Contatto: privacy@letterflow.ch.

Diritto applicabile e foro

Si applica il diritto svizzero. Dove consentito dalla legge, il foro è presso la sede della fornitrice. Restano riservate le norme imperative di protezione dei consumatori e dei dati.

Nessuna garanzia legale o di consegna

Letter Flow aiuta con processi privacy, disiscrizioni, tracking e deliverability, ma non sostituisce una consulenza legale e non garantisce consegna, tassi di apertura, tassi di clic o risultati commerciali specifici.

Terzi e integrazioni

Se usi fornitori di pagamento, server di invio, servizi di verifica, tracking, analisi o altre integrazioni, possono applicarsi anche le loro condizioni e informative privacy.

Marchi e diritti d’autore

Loghi, marchi, software, design, testi e componenti tecnici di Letter Flow o di terzi possono essere usati solo se consentito da contratto, legge o autorizzazione espressa.

Cosa sono i cookie

Cookie, local storage e tecnologie simili salvano o recuperano informazioni nel tuo browser. Possono essere necessari per login, lingua, sicurezza, moduli, preferenze e singole funzioni.

Cookie necessari

I cookie necessari sono usati per sessioni, protezione CSRF, login, sicurezza, lingua, preferenze tecniche e prevenzione degli abusi. Senza questi cookie la piattaforma non può funzionare in modo affidabile.

Preferenze, analisi e marketing

I cookie di preferenza salvano ad esempio lingua o impostazioni dell’interfaccia. Cookie di analisi o marketing sono usati solo se le relative funzioni sono attive e, dove necessario, con consenso.

Gestione delle impostazioni

Puoi cancellare o bloccare i cookie nel browser. Bloccare alcuni cookie può limitare login, sicurezza, preferenze salvate o funzioni della piattaforma.

Trattamento per conto dei clienti

Per dati cliente come iscritti, contatti, liste, segmenti, campagne e dati di tracking, Letter Flow agisce di solito come responsabile del trattamento. Un accordo di trattamento dati può essere concluso su richiesta se necessario per il tuo utilizzo.

Supporto ai diritti degli interessati

Letter Flow ti supporta, nei limiti tecnicamente possibili, con richieste di accesso, correzione, cancellazione, export, limitazione e opposizione che devi gestire per i tuoi destinatari.

Privacy by Design

La piattaforma integra funzioni privacy come ruoli, link di disiscrizione, gestione bounce, liste di soppressione, export, cancellazione, log e impostazioni di sicurezza.

Incidenti di sicurezza

In caso di incidenti di sicurezza analizziamo portata, rischio e sistemi interessati e ti supportiamo quando possono esserci obblighi legali di notifica o informazione.

La tua responsabilità come cliente

Sei responsabile di informative privacy trasparenti, consensi o basi giuridiche validi, opzioni di disiscrizione corrette, contenuti leciti, conservazione adeguata e uso legale delle tue liste destinatari.