Verantwortliche Stelle
Betreiberin und Inhaberin von Letter Flow ist die iMATRIX GmbH, Cheerstrasse 13e, 6014 Luzern, Schweiz. Für Datenschutzanfragen erreichst du uns unter privacy@letterflow.ch.
Rechtliches
Datenschutz, Nutzungsbedingungen und rechtliche Hinweise
Stand: 7. Mai 2026Hier findest du die wichtigsten rechtlichen Informationen zur Nutzung von Letter Flow als SaaS-Plattform für Newsletter, Kontakte, Automationen, E-Mail-Versand, Tracking und Verifizierung.
Diese Seite ist als transparente Grundlage formuliert und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte, insbesondere bei besonderen Branchen- oder Kundendaten, solltest du eine juristische Prüfung nach Schweizer Recht und, falls anwendbar, DSGVO einholen.
01
Datenschutz
Wir bearbeiten personenbezogene Daten verantwortungsvoll und nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG), der Datenschutzverordnung (DSV) und, soweit anwendbar, der DSGVO.
Welche Daten wir bearbeiten
- Konto- und Profildaten wie Name, E-Mail-Adresse, Firma, Rolle, Sprache und Login-Informationen.
- Kontakt-, Abonnenten-, Listen-, Segment-, Tag- und Kampagnendaten, die du in die Plattform importierst oder dort erstellst.
- Newsletter-Inhalte, Vorlagen, Automationen, Versandserver- und Domain-Einstellungen.
- Abrechnungs-, Abo-, Zahlungs- und Transaktionsdaten, soweit sie für die Nutzung und Verrechnung nötig sind.
- Protokolle zu Zustellung, Öffnungen, Klicks, Bounces, Abmeldungen, Beschwerden, IP-Adresse, User-Agent und Zeitstempel.
- Support-, Sicherheits-, Fehler- und Systemlogs sowie Cookie- und Gerätedaten.
Zwecke der Bearbeitung
- Bereitstellung, Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform.
- Authentifizierung, Konto-, Rollen- und Rechteverwaltung.
- Versand, Zustellbarkeit, Bounce-Verarbeitung, Abmeldungen, Tracking und Reporting von Kampagnen.
- Abrechnung, Vertragsverwaltung, Support, Kommunikation und Missbrauchsprävention.
- Sicherheit, Fehleranalyse, Backups, Betrugserkennung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen
Wir bearbeiten Daten, soweit dies zur Vertragserfüllung, aufgrund deiner Einwilligung, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder aufgrund berechtigter Interessen nötig ist. Wenn du Kontakte importierst oder anschreibst, bist du dafür verantwortlich, dass eine gültige Einwilligung oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage vorliegt.
Rollen von Letter Flow und Kunden
Letter Flow ist für Konto-, Abrechnungs-, Website- und Sicherheitsdaten in der Regel selbst verantwortlich. Für Abonnenten-, Kontakt-, Kampagnen- und Inhaltsdaten, die du als Kunde verwaltest, handelt Letter Flow typischerweise als Auftragsbearbeiter. Du bleibst verantwortlich für die rechtmässige Erhebung, Nutzung und Kontaktaufnahme mit deinen Empfängern.
Empfänger und Auftragsbearbeiter
Wir setzen Dienstleister ein, soweit dies für Hosting, E-Mail-Zustellung, Zahlungsabwicklung, Support, Sicherheit, Analyse, Fehlerüberwachung, E-Mail-Verifizierung oder Infrastruktur nötig ist. Diese Stellen erhalten nur die Daten, die sie für ihre Aufgabe benötigen, und werden vertraglich zu Datenschutz und Sicherheit verpflichtet.
Übermittlung ins Ausland
Daten können auch in Länder ausserhalb der Schweiz oder des EWR übermittelt werden, wenn dort ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln, Datenschutzvereinbarungen oder gesetzlich zulässige Ausnahmen greifen.
Aufbewahrung und Löschung
Wir speichern Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke, gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Nachweise, Sicherheit oder Missbrauchsprävention erforderlich ist. Abmelde-, Bounce- und Sperrlisteninformationen können länger gespeichert werden, damit keine unzulässige erneute Kontaktaufnahme erfolgt.
Deine Rechte
- Auskunft über bearbeitete Personendaten verlangen.
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
- Löschung, Einschränkung oder Widerspruch verlangen, soweit gesetzlich möglich.
- Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Datenübertragbarkeit verlangen, soweit die DSGVO anwendbar ist.
- Eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder einer zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.
Sicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch und Veränderung zu schützen. Dazu gehören Zugriffskontrollen, Rollenrechte, Protokollierung, Backups, sichere Konfigurationen und, wo sinnvoll, Verschlüsselung.
02
Nutzungsbedingungen
Diese Bedingungen regeln deine Nutzung von Letter Flow. Mit der Registrierung oder Nutzung der Plattform erklärst du dich mit diesen Regeln einverstanden.
Plattform und Konto
Letter Flow stellt eine SaaS-Plattform für Newsletter, Kontaktverwaltung, Listen, Segmente, Vorlagen, Automationen, Versand, Reporting und E-Mail-Verifizierung bereit. Für die Nutzung brauchst du ein Konto und musst korrekte, vollständige und aktuelle Angaben machen.
Pflichten der Nutzer
- Du schützt deine Zugangsdaten und gibst Konten nicht unberechtigt weiter.
- Du hältst Kontakt-, Firmen-, Rechnungs- und Abodaten aktuell.
- Du nutzt die Plattform nur im Rahmen des geltenden Rechts und dieser Bedingungen.
- Du stellst sicher, dass Personen, die über dein Konto arbeiten, dazu berechtigt sind.
Zulässige Nutzung
Die Plattform darf nicht für Spam, Phishing, Malware, irreführende Inhalte, rechtswidrige Angebote, Belästigung, Persönlichkeitsverletzungen, Marken- oder Urheberrechtsverletzungen oder andere missbräuchliche Aktivitäten genutzt werden. Massgeblich sind insbesondere Datenschutzrecht, Lauterkeitsrecht, Fernmelderecht und Anti-Spam-Regeln.
Empfängerlisten und Einwilligungen
Du darfst Empfänger nur importieren, speichern und anschreiben, wenn du eine gültige Einwilligung oder eine andere zulässige Rechtsgrundlage hast. Jede Kampagne muss korrekte Absenderangaben, rechtlich notwendige Informationen und eine funktionierende Abmeldemöglichkeit enthalten.
Versand und Zustellbarkeit
Letter Flow unterstützt dich bei Versand, Tracking, Bounces, Abmeldungen und Zustellbarkeit. Eine bestimmte Inbox-Platzierung, Zustellquote oder Reaktion der Empfänger kann aber nicht garantiert werden. Bei erhöhten Bounces, Beschwerden, Blacklist-Risiken oder Missbrauch können Versandfunktionen eingeschränkt oder pausiert werden.
Gebühren und Abonnements
Kosten, Laufzeiten, Kontingente und Zahlungsbedingungen richten sich nach dem gewählten Tarif, Checkout oder individuellen Angebot. Gebühren können im Voraus fällig werden. Bei Zahlungsverzug können Funktionen eingeschränkt oder Konten gesperrt werden, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Inhalte und Rechte
Du behältst die Rechte an deinen Inhalten, Kontakten und Kampagnendaten. Du räumst Letter Flow die Rechte ein, diese Daten im notwendigen Umfang zu hosten, zu verarbeiten, zu übertragen und technisch anzupassen, damit die Plattform betrieben und deine Aufträge erfüllt werden können.
Sperrung und Kündigung
Du kannst dein Konto nach den Bedingungen deines Tarifs kündigen. Wir können Konten oder Funktionen einschränken, wenn Sicherheitsrisiken, Zahlungsverzug, Rechtsverstösse, Missbrauch oder erhebliche Risiken für Plattform, Empfänger oder Dritte bestehen.
Haftung
Soweit gesetzlich zulässig, haften wir nicht für indirekte Schäden, entgangenen Gewinn, Reputationsschäden, Datenverlust durch kundenseitige Fehlbedienung oder Zustellprobleme ausserhalb unseres Einflussbereichs. Zwingende gesetzliche Haftung bleibt vorbehalten.
Änderungen
Wir können diese Bedingungen anpassen, wenn sich Funktionen, rechtliche Anforderungen oder betriebliche Abläufe ändern. Wesentliche Änderungen werden angemessen kommuniziert.
03
Rechtliche Bestimmungen
Diese Angaben ergänzen Datenschutz und Nutzungsbedingungen und schaffen Transparenz zur Anbieterin, zum anwendbaren Recht und zu Drittleistungen.
Anbieterin und Inhaberin
iMATRIX GmbH, Cheerstrasse 13e, 6014 Luzern, Schweiz. Website und Plattform: https://letterflow.ch. Kontakt: privacy@letterflow.ch.
Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der Anbieterin. Zwingende Konsumentenschutz- oder Datenschutzbestimmungen bleiben vorbehalten.
Keine Rechts- oder Zustellgarantie
Letter Flow unterstützt dich bei Datenschutz, Abmeldungen, Tracking und Zustellbarkeit, ersetzt aber keine Rechtsberatung und garantiert keine bestimmte Zustellung, Öffnungsrate, Klickrate oder wirtschaftlichen Erfolg.
Drittanbieter und Integrationen
Wenn du Zahlungsanbieter, Versandserver, Verifizierungsdienste, Tracking-, Analyse- oder sonstige Integrationen nutzt, können zusätzlich die Bedingungen und Datenschutzinformationen dieser Drittanbieter gelten.
Marken und Urheberrechte
Logos, Marken, Software, Designs, Texte und technische Komponenten von Letter Flow oder Dritten dürfen nur genutzt werden, soweit dies vertraglich, gesetzlich oder durch ausdrückliche Erlaubnis gedeckt ist.
05
DSGVO-Konformität
Wenn Daten von Personen aus der EU oder dem EWR betroffen sind, kann zusätzlich zur Schweizer Datenschutzgesetzgebung die DSGVO anwendbar sein.
Auftragsbearbeitung
Für Kundendaten wie Abonnenten, Kontakte, Listen, Segmente, Kampagnen und Trackingdaten handelt Letter Flow in der Regel als Auftragsbearbeiter. Auf Anfrage kann eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung abgeschlossen werden, sofern dies für deine Nutzung erforderlich ist.
Unterstützung bei Betroffenenrechten
Letter Flow unterstützt dich im technisch möglichen Rahmen bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Export, Einschränkung und Widerspruch, soweit du solche Anfragen für deine Empfänger bearbeiten musst.
Privacy by Design
Die Plattform ist darauf ausgelegt, Datenschutzfunktionen wie Rollenrechte, Abmeldelinks, Bounce-Verarbeitung, Sperrlisten, Export, Löschung, Protokolle und Sicherheitseinstellungen in die Arbeitsabläufe zu integrieren.
Datensicherheit und Vorfälle
Bei Sicherheitsvorfällen prüfen wir Umfang, Risiko und betroffene Systeme und unterstützen dich, soweit gesetzliche Melde- oder Informationspflichten betroffen sind.
Deine Verantwortung als Kunde
Du bist verantwortlich für transparente Datenschutzhinweise, gültige Einwilligungen oder Rechtsgrundlagen, korrekte Abmeldemöglichkeiten, zulässige Inhalte, angemessene Aufbewahrung und die rechtmässige Nutzung deiner Empfängerlisten.