Confidentialité, conditions d’utilisation et mentions légales

Responsable et propriétaire

Letter Flow est exploitée et détenue par iMATRIX GmbH, Cheerstrasse 13e, 6014 Lucerne, Suisse. Pour toute demande relative à la protection des données, tu peux nous contacter à privacy@letterflow.ch.

Données traitées

• Données de compte et de profil comme le nom, l’adresse e-mail, l’entreprise, le rôle, la langue et les informations de connexion.
• Contacts, abonnés, listes, segments, tags et données de campagnes que tu importes ou crées dans la plateforme.
• Contenus de newsletters, modèles, automatisations, paramètres de serveurs d’envoi et de domaines.
• Données de facturation, d’abonnement, de paiement et de transaction nécessaires à l’utilisation et à la facturation du service.
• Données de livraison, ouvertures, clics, bounces, désabonnements, réclamations, adresse IP, user-agent et horodatages.
• Données de support, sécurité, erreurs, journaux système, cookies et appareils.

Finalités

• Fournir, exploiter, maintenir et améliorer la plateforme.
• Gérer l’authentification, les comptes, les rôles et les autorisations.
• Assurer l’envoi, la délivrabilité, la gestion des bounces, les désabonnements, le suivi et les rapports.
• Gérer la facturation, les contrats, le support, la communication et la prévention des abus.
• Assurer la sécurité, l’analyse d’erreurs, les sauvegardes, la détection de fraude et les obligations légales.

Bases légales

Nous traitons les données lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat, sur la base d’un consentement, pour respecter des obligations légales ou sur la base d’intérêts légitimes. Si tu importes ou contactes des destinataires, tu es responsable de disposer d’un consentement valable ou d’une autre base légale.

Rôles de Letter Flow et des clients

Letter Flow est généralement responsable du traitement pour les données de compte, facturation, site web et sécurité. Pour les données d’abonnés, contacts, campagnes et contenus que tu gères comme client, Letter Flow agit généralement comme sous-traitant. Tu restes responsable de la collecte, de l’utilisation et de la prise de contact licites avec tes destinataires.

Destinataires et sous-traitants

Nous faisons appel à des prestataires lorsque cela est nécessaire pour l’hébergement, l’envoi d’e-mails, le paiement, le support, la sécurité, l’analyse, la surveillance des erreurs, la vérification d’e-mails ou l’infrastructure. Ils ne reçoivent que les données nécessaires à leur mission et sont soumis à des obligations de protection des données et de sécurité.

Transferts internationaux

Des données peuvent être transférées hors de Suisse ou de l’EEE lorsqu’un niveau de protection adéquat existe ou lorsque des garanties appropriées, comme des clauses contractuelles types, des accords de traitement des données ou des exceptions légales, s’appliquent.

Conservation et suppression

Nous conservons les données uniquement aussi longtemps que nécessaire pour les finalités indiquées, les obligations légales, les preuves, la sécurité ou la prévention des abus. Les données de désabonnement, bounces et listes de suppression peuvent être conservées plus longtemps afin d’éviter une nouvelle prise de contact illicite.

Tes droits

• Demander l’accès aux données personnelles traitées.
• Demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
• Demander la suppression, la limitation ou l’opposition lorsque la loi le permet.
• Retirer un consentement avec effet pour l’avenir.
• Demander la portabilité des données lorsque le RGPD s’applique.
• Déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence ou d’une autorité compétente.

Sécurité

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’utilisation abusive et la modification. Cela inclut les contrôles d’accès, les rôles, les journaux, les sauvegardes, la configuration sécurisée et, lorsque c’est approprié, le chiffrement.

Plateforme et compte

Letter Flow fournit une plateforme SaaS pour newsletters, gestion de contacts, listes, segments, modèles, automatisations, envoi, reporting et vérification d’e-mails. Tu as besoin d’un compte et dois fournir des informations exactes, complètes et actuelles.

Obligations des utilisateurs

• Tu protèges tes identifiants et ne partages pas de comptes sans autorisation.
• Tu gardes les données de contact, entreprise, facturation et abonnement à jour.
• Tu utilises la plateforme uniquement conformément au droit applicable et à ces conditions.
• Tu t’assures que les personnes qui travaillent via ton compte y sont autorisées.

Utilisation autorisée

La plateforme ne doit pas être utilisée pour le spam, le phishing, les logiciels malveillants, les contenus trompeurs, les offres illicites, le harcèlement, les atteintes aux droits de la personnalité, aux marques ou aux droits d’auteur, ou d’autres activités abusives.

Listes de destinataires et consentement

Tu ne peux importer, stocker et contacter des destinataires que si tu disposes d’un consentement valable ou d’une autre base légale. Chaque campagne doit contenir des informations d’expéditeur correctes, les mentions légalement requises et une option de désabonnement fonctionnelle.

Envoi et délivrabilité

Letter Flow t’aide pour l’envoi, le suivi, les bounces, les désabonnements et la délivrabilité. Une arrivée précise en boîte de réception, un taux de livraison ou une réaction des destinataires ne peut pas être garanti.

Frais et abonnements

Les coûts, durées, quotas et conditions de paiement dépendent du tarif choisi, du checkout ou d’une offre individuelle. En cas de retard de paiement, des fonctions peuvent être limitées ou des comptes suspendus lorsque la loi le permet.

Contenus et droits

Tu conserves tes droits sur tes contenus, contacts et données de campagnes. Tu accordes à Letter Flow les droits nécessaires pour héberger, traiter, transmettre et adapter techniquement ces données afin d’exploiter la plateforme et d’exécuter tes instructions.

Suspension et résiliation

Tu peux résilier ton compte selon les conditions de ton tarif. Nous pouvons limiter des comptes ou fonctions en cas de risques de sécurité, défaut de paiement, violation légale, abus ou risques importants pour la plateforme, les destinataires ou des tiers.

Responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, nous ne répondons pas des dommages indirects, pertes de bénéfice, atteintes à la réputation, pertes de données dues à une erreur client ou problèmes de livraison hors de notre contrôle. La responsabilité légale impérative reste réservée.

Modifications

Nous pouvons adapter ces conditions lorsque les fonctions, exigences légales ou processus opérationnels changent. Les changements importants seront communiqués de manière appropriée.

Fournisseur et propriétaire

iMATRIX GmbH, Cheerstrasse 13e, 6014 Lucerne, Suisse. Site et plateforme: https://letterflow.ch. Contact: privacy@letterflow.ch.

Droit applicable et for

Le droit suisse s’applique. Dans la mesure permise par la loi, le for est au siège du fournisseur. Les règles impératives de protection des consommateurs et des données restent réservées.

Aucune garantie juridique ou de livraison

Letter Flow aide pour les processus de confidentialité, désabonnements, suivi et délivrabilité, mais ne remplace pas un conseil juridique et ne garantit pas une livraison, un taux d’ouverture, un taux de clics ou un résultat commercial précis.

Prestataires tiers et intégrations

Si tu utilises des prestataires de paiement, serveurs d’envoi, services de vérification, suivi, analyse ou autres intégrations, leurs conditions et informations de confidentialité peuvent également s’appliquer.

Marques et droits d’auteur

Les logos, marques, logiciels, designs, textes et composants techniques de Letter Flow ou de tiers ne peuvent être utilisés que si un contrat, la loi ou une autorisation expresse le permet.

Ce que sont les cookies

Les cookies, le stockage local et les technologies similaires stockent ou récupèrent des informations dans ton navigateur. Ils peuvent être nécessaires pour la connexion, la langue, la sécurité, les formulaires, les préférences et certaines fonctions.

Cookies nécessaires

Les cookies nécessaires servent aux sessions, à la protection CSRF, à la connexion, à la sécurité, à la langue, aux réglages techniques et à la prévention des abus. Sans eux, la plateforme ne peut pas fonctionner de manière fiable.

Préférences, analyse et marketing

Les cookies de préférence enregistrent par exemple la langue ou les réglages d’interface. Les cookies d’analyse ou de marketing ne sont utilisés que si les fonctions correspondantes sont actives et, lorsque nécessaire, avec consentement.

Gestion de tes paramètres

Tu peux supprimer ou bloquer les cookies dans ton navigateur. Le blocage de certains cookies peut limiter la connexion, la sécurité, les préférences enregistrées ou des fonctions de la plateforme.

Traitement pour le compte des clients

Pour les données client comme abonnés, contacts, listes, segments, campagnes et données de suivi, Letter Flow agit généralement comme sous-traitant. Un accord de traitement des données peut être conclu sur demande si cela est nécessaire pour ton utilisation.

Soutien aux droits des personnes

Letter Flow t’aide, dans la mesure techniquement possible, pour les demandes d’accès, correction, suppression, export, limitation et opposition que tu dois traiter pour tes destinataires.

Privacy by Design

La plateforme intègre des fonctions de protection des données comme les rôles, liens de désabonnement, gestion des bounces, listes de suppression, export, suppression, journaux et paramètres de sécurité.

Incidents de sécurité

En cas d’incident de sécurité, nous analysons l’étendue, le risque et les systèmes concernés et t’aidons lorsque des obligations légales de notification ou d’information sont en jeu.

Ta responsabilité comme client

Tu es responsable des informations de confidentialité transparentes, des consentements ou bases légales valables, des options de désabonnement correctes, des contenus licites, d’une conservation appropriée et de l’utilisation légale de tes listes de destinataires.